“Nog een ogenblik geduld, alstublieft”

Als je geluk hebt, vertelt de vriendelijke meneer of mevrouw aan de andere kant van de lijn hoeveel wachtenden je nog voor je hebt. En of je nog even thee kunt zetten. Maar als je pech hebt dan is het gewoon wachten, en wachten…
Of deze? “Onze monteur kunt u verwachten tussen 13.00 en 18.00 uur”. Ook deze bedrijven bestaan nog steeds. Geen fijn vooruitzicht, de héle middag wachten op de monteur. En dan vraag ik me af: is dit wat de klant wil? Kan dit echt niet beter?

Het kan echt beter!
Maar dan moet je wel weten waar het mis gaat. In mijn Lean Green Belt opleiding heb ik geleerd dat ‘Wachten’ één van de 8 verspillingen is. Verspillingen die als ze weggenomen worden een proces efficiënter laten verlopen. En waarde toevoegen voor de klant.

‘WCBOOTTV’
De praktische ezelsbrug in lean management om de 8 verspillingen ‘nooit-meer-te-vergeten’. Waar staat deze ezelsbrug voor?
Wachten – Correctie – Beweging – Overbewerking – Overproduktie – Transport – Talent (of ontbreken aan talent) Voorraad.
Soms zijn verspillingen nodig. Maar het kan ook zijn dat het niets toevoegt aan het proces om het product of dienst bij je klant te krijgen. Duurt het te lang? Kost het teveel? Krijg je klachten van klanten? Dan wordt het tijd om naar je processen te kijken.

Waardestroomanalyse
Binnen Lean management is daar een mooie tool voor: de waardestroomanalyse (of VSM). Dit is een techniek die de stroom (flow) van goederen en diensten analyseert. En als je weet waar het mis gaat, kun je het verbeteren. Een proces neem je per stap onder de loep. Het mooie is dat de aanwezigen zich vervolgens vaak afvragen “ja, waarom doen we dit eigenlijk?”.

Hoe maak je een waardestroomanalyse?
Op internet zijn veel voorbeelden te vinden van zo’n waardestroomanalyse. Koop een rol papier waar je in ieder geval horizontaal veel tekst kwijt kunt voor de ‘swimming lanes’. En gebruik post-its zodat je processtappen eventueel op een andere plek kunt plakken. Zorg ervoor dat in ieder geval de betrokken werknemers erbij zitten!

“We hebben het al druk genoeg, waarom zouden we dit doen?”
Dat is een vaak gehoorde opmerking. Maar ik zou bijna zeggen, waarom niet? Doordat eventuele knelpunten inzichtelijk zijn, bespaar je tijd én geld binnen je organisatie. Inzicht krijg je in ieder geval. De ervaring leert dat je medewerkers het erg waarderen, vooral als ze zich er al een poos aan ergeren. Dus nee, het is niet saai!

Meer achtergrondinformatie?
https://www.sixsigma.nl/artikelen/van-grottekening-naar-vsm
https://www.procesverbeteren.nl/LEAN/leanmanufacturing.php
https://nl.wikipedia.org/wiki/Value_stream_mapping
Als je echt aan de slag wilt, dan is het handboek ‘Samenzinnig verbeteren’ van Lean Six Sigma zeker een aanrader!

Hulp nodig?
Ondanks alle informatie die op internet te vinden is, is het niet iets wat je ‘even doet’. Wil je er mee op gang geholpen worden? En/of zou je eens willen sparren of het binnen jouw organisatie iets op zou kunnen leveren? Als je me belt of mailt voor een afspraak kom ik graag langs. Het kost je hooguit 2 koppen koffie en wat tijd.